Política de Tratamiento de Datos de Kontroll

Fecha de última actualización: 20 de junio 2024

1. Introducción

En Kontroll estamos comprometidos con la protección de la privacidad y la seguridad de los datos personales de nuestros usuarios. Esta política describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos los datos personales en nuestras operaciones en Colombia y Panamá.

2. Alcance

Esta política se aplica a todos los datos personales recopilados a través de la plataforma de Kontroll. Incluye los datos de contacto proporcionados por los usuarios al momento de registrarse, así como las estadísticas de comportamiento recopiladas durante el uso de la plataforma.

3. Definiciones

• Datos personales: información que identifica o puede identificar a una persona física, como nombre, correo electrónico, teléfono y rol dentro de la organización.
• Estadísticas de comportamiento: datos agregados y anónimos sobre el uso de la plataforma por parte de los usuarios.

4. Principios de protección de datos

Cumplimos con los siguientes principios en el tratamiento de datos personales:

• Transparencia: informamos claramente sobre cómo recopilamos y usamos los datos personales.
• Finalidad: los datos se recopilan con fines específicos y legítimos relacionados con la prestación de nuestro servicio.
• Minimización: recopilamos únicamente los datos necesarios para los fines especificados.
• Integridad y Confidencialidad: protegemos los datos contra accesos no autorizados y garantizamos su integridad.

5. Recolección de datos

Recopilamos los siguientes datos personales cuando se crea un usuario en nuestra plataforma:

• Nombre completo
• Correo electrónico
• Número de teléfono
• Rol en la organización

Además, recopilamos estadísticas de comportamiento relacionadas con el uso de la plataforma, tales como:

• Frecuencia de uso
• Funcionalidades utilizadas
• Patrones de navegación

6. Uso de datos

Los datos personales se utilizan para los siguientes fines:

• Prestación del servicio: configuración y gestión de cuentas de usuario.
• Comunicación: envío de notificaciones y actualizaciones relacionadas con el uso de la plataforma.
• Mejora del servicio: análisis de estadísticas de comportamiento para mejorar funcionalidades y la experiencia de usuario.

Las estadísticas de comportamiento se utilizan de manera agregada para:

• Optimizar la plataforma: realizar ajustes y mejoras basadas en patrones de uso.
• Desarrollar nuevas funcionalidades: identificar oportunidades de mejora y nuevas características.

7. Transferencia de datos

• Internacional: los datos personales se procesan principalmente en servidores ubicados en multiregión US con medidas adecuadas para proteger su integridad y seguridad.
• A terceros: no compartimos datos personales con terceros, excepto cuando sea necesario para el funcionamiento de la plataforma o por obligación legal.

8. Derechos de los titulares de los datos

Los usuarios tienen los siguientes derechos sobre sus datos personales:

• Acceso: derecho a solicitar información sobre los datos personales que poseemos.
• Rectificación: derecho a corregir datos personales inexactos.
• Supresión: derecho a solicitar la eliminación de sus datos personales.
• Oposición: derecho a oponerse al tratamiento de sus datos personales por motivos legítimos.

Para ejercer estos derechos los usuarios pueden contactarnos a través del correo pqrd@kontroll.tech

9. Procedimientos de presentación y respuesta a consultas, quejas o reclamos

Para el ejercicio de los derechos de los titulares, Kontroll desea prestar toda la ayuda posible. Para ello, será necesario contar con la siguiente información por parte del titular:

• Nombre completo
• Número de documento de identificación
• Correo electrónico de contacto
• Número de teléfono de contacto
• Los hechos que sustentan la consulta, petición o reclamo (descripción de lo ocurrido)
• Las pruebas que sustentan la consulta, petición o reclamo (pantallazos, copia de correos, fotos, etc.)
• La petición (lo que el titular desea que Kontroll haga)

Consultas: se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha en que la misma haya sido recibida. Si no es posible atender la consulta en dicho término, se informará al interesado la razón del aplazamiento y se indicará la nueva fecha de resolución, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Quejas y reclamos: Se atenderán en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de recepción. Si el reclamo no cumple con los requisitos o se encuentra incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción para subsanar las falencias. Si transcurridos dos (2) meses desde el requerimiento, el titular no corrige la solicitud o no aporta la información requerida, se entenderá abandonado el reclamo y se procederá a su archivo definitivo.

En caso contrario, cuando el titular subsane el reclamo en el término previsto, Kontroll emitirá la respuesta pertinente, pudiendo prorrogar el término en casos especiales con previa comunicación al interesado. Este nuevo plazo no será superior a ocho (8) días hábiles.

Competencia: si Kontroll determina que no es competente para resolver una consulta o reclamo, dará respuesta en un término no mayor a cinco (5) días hábiles.

10. Vigencia de la base de datos

Las bases de datos administradas por Kontroll se mantendrán indefinidamente mientras desarrolle su objeto y mientras sea necesario para asegurar el cumplimiento de obligaciones legales, particularmente laborales y contables. Los datos podrán ser eliminados en cualquier momento a solicitud del titular, siempre que esta solicitud no contraríe una obligación legal de Kontroll o una obligación contenida en un contrato entre Kontroll y el titular.

11. Medidas de seguridad

Implementamos medidas de seguridad adecuadas para proteger los datos personales, incluyendo:

• Cifrado de datos: para proteger la información durante la transmisión.
• Autenticación de dos factores: para garantizar el acceso seguro a la plataforma.
• Monitoreo continuo: para detectar y responder a incidentes de seguridad.

12. Gestión de brechas de seguridad

En caso de una brecha de seguridad que afecte los datos personales, seguiremos estos pasos:

• Detección y análisis: identificación del incidente y evaluación del impacto.
• Notificación: informar a los usuarios afectados y a las autoridades competentes en un plazo de 72 horas.
• Medidas correctivas: implementación de acciones para mitigar el impacto y prevenir futuros incidentes.

13. Cumplimiento y auditoría

Nos comprometemos a cumplir con la legislación de protección de datos aplicable en Colombia y Panamá, incluyendo:

• Ley 1581 de 2012 (Colombia)
• Ley 81 de 2019 (Panamá)

Realizamos auditorías periódicas para asegurar el cumplimiento con esta política.

14. Actualización de la política

Revisamos y actualizamos esta política periódicamente para reflejar cambios en nuestras prácticas o en la legislación aplicable. Notificaremos a los usuarios sobre cualquier cambio material en esta política a través de notificación en la plataforma.

15. Contacto

Para consultas relacionadas con esta política, los usuarios pueden contactarnos en:

• Correo electrónico: info@kontroll.tech

Kontroll agradece su confianza y se compromete a proteger la privacidad y seguridad de sus datos personales.

María Angélica Duque Rojas

CEO & Representante Legal

20 de junio 2024 

Kontroll